5 نصائح للحد من التكاليف في استراتيجيات سفر الأعمال

استعرضت شركة «إس إيه بي كونكر» SAP Concur مجموعة من الخطوات، التي تساعد المؤسسات على تعزيز إنتاجية الموظفين، والحد من النفقات عند إعداد الاستراتيجية الخاصة بسفر الأعمال. 

وبعد أن تبنى عالم الأعمال التحول الرقمي نتيجة للجائحة العالمية بات الموظفون في الوقت الراهن تواقين إلى استعادة بعض أساليب العمل، التي تتم بحضورهم الشخصي، وتعود بالمنفعة على مؤسساتهم، مثل السفر، وتتجلى صورة هذا الأمر بنتائج دراسة بحثية أجرتها «إس إيه بي كونكر»، وأظهرت أن 46% من الموظفين يرون أن من الأفضل بناء العلاقات من خلال اللقاءات الشخصية، فيما أشار 41% إلى أن الاجتماعات التي تتم وجهاً لوجه تسهم في زيادة الإنتاجية، لكن بالنظر إلى مشهد الاقتصاد العالمي غير المستقر أكد جابرييل إندريري، نائب الرئيس والمدير التنفيذي لمنطقة جنوب أوروبا والشرق الأوسط وأفريقيا لدى «إس إيه بي كونكر» ضرورة اتخاذ المؤسسات خيارات فعالة لا سيما عندما يتعلق الأمر بالموارد، موضحاً أن هذا الأمر يدفع بمزيد من صناع القرار إلى تحقيق التوازن بين التكلفة والمنفعة من ناحية سفر الأعمال والسعي للتوفير فيه ما أمكن.

وقال إندريري: إن الجائحة غيرت طريقة عمل المؤسسات، وأصبح الأساس يكمن في إجراء الاتصالات عن بعد، واستخدام الأدوات الرقمية للتنسيق والتواصل بين الموظفين، لكنه أشار إلى «انعدام أي بديل، مع ذلك، للتواصل الشخصي الفريد من نوعه، الذي يتيحه سفر الأعمال». وأضاف: «بوسع المؤسسات الاستفادة من اعتماد نهج استراتيجي يأخذ في الاعتبار كلاً من التكلفة والعائد على كل رحلة عمل، بإنشاء برنامج سفر فعال ذي تكلفة معقولة، يسمح للموظفين ببناء علاقات بناءة تسهم في زيادة الإنتاجية».

وقال: «حان الوقت لاتخاذ الإجراءات والتخطيط للمستقبل، مع التركيز على السفر المستدام منخفض التكلفة، الذي يمكن المؤسسات من الازدهار».

وقدم إندريري خمس نصائح، إذ قال: إنه ينبغي للمؤسسات مراعاتها للمساعدة في جني المنافع المتوخاة من سفر الأعمال مع حماية الإنتاجية:

1. تقليل الأخطاء لتقليل الإنفاق الزائد: إذا قام الموظفون بإدخال مصاريف السفر يدوياً وتفصيلها، فسيكونون أكثر عرضة لارتكاب أخطاء مكلفة. لذلك، وبالرغم من أن الاستثمار في التقنيات الذكية قد يكون مكلفاً في البداية، من شأنه أن يخفف من تلك الأخطاء ويغرس كفاءات طويلة الأجل في التعامل مع التكاليف والوقت، فيمكن للتقنيات الحديثة، مثلاً، استخلاص الرسوم الفردية من مزودي بطاقات الائتمان تلقائياً أو دمج رسوم الفنادق وشركات الطيران وتأجير السيارات، وإيصالاتها، دمجاً مباشراً أو تمكين الموظفين من تحميلها على شكل صور، ما يؤدي في النهاية إلى القضاء على مساحة الخطأ.

2. فرض سياسات عملية: يرى ثلث الموظفين المستطلعة آراؤهم في دراسة موظف واحد فقط من بين كل ثلاثة موظفين أن سياسة السفر والنفقات التي تتبعها مؤسساتهم مناسبة وعادلة، وفقاً لدراسة أخرى أجرتها إس إيه بي كونكر حول الاحتيال في النفقات. ولا تقتصر الحاجة من سياسات النفقات على تبسيط العمليات، ولكنها تمتد أيضاً لتشمل التوافق مع الثقافة المؤسسية، لذلك، فإن موظفي الإدارات المالية مدعوة للنظر في سبل الاستفادة العملية من السياسات، إذ من غير المحتمل أن تناسب أية سياسة جميع الموظفين، ما يعني الحاجة إلى تضمين المرونة في النهج المتبع.

ويمكن تنفيذ ذلك من خلال منصات تمكن المسؤولين من إضفاء المرونة على السياسات عبر إنشاء إصدارات متعددة داخل النظام، يمكن تطبيقها على موظفين مختلفين بناء على العوامل الفردية والإدارات والمكاتب، ومن الضروري بعد ذلك التحقق باستمرار مما إذا ظلت السياسات مناسبة للموظفين مع مرور الوقت، وتُعد عمليات التدقيق الآلية المنتظمة أفضل طريقة للقيام بذلك، من أجل رؤية شاملة ودقيقة، ولتجنيب موظفي الشؤون المالية الحاجة إلى التدقيق يدوياً في كل معاملة مفردة.

3. التعريف المنتظم بفحوى سياسات النفقات: عندما ينفق الموظفون أكثر من اللازم، فذلك لأنهم في الأغلب ليسوا مطلعين على المخصصات المالية المحددة لهم، ويمكن التخفيف من حدوث هذا الأمر عبر ضمان الوضوح في المخصصات المالية، وأن جميع الموظفين يعلمون بسياسات النفقات الموضوعة ويعملون في إطارها.

ولا يرى سوى ثلث الموظفين فقط أن سياسات نفقات السفر في مؤسساتهم «سهلة الفهم»، فيما لا يتخذ سوى ثلث من استطلعت آراؤهم في الدراسة تدابير لتجنب الاحتيال غير المقصود، وبإمكان الموظفون أن يعرفوا أهمية تسهيل حجوزات السفر، من خلال التحقق المتكرر من سياسة الإنفاق لمعرفة المستجدات، كذلك، فإن حلول حجوزات السفر التخصصية، التي تمكن الموظفين المسافرين من معرفة الحجوزات، التي تغطيها سياسات المؤسسة، سوف تحد من عدد الحجوزات، التي قد تكون باهظة التكلفة، وتقع خارج إطار السياسة، ما يمنح الموظفين راحة البال.

4. تبسيط إجراءات استرداد ضريبة القيمة المضافة: ما زالت العديد من المؤسسات عاجزة عن استرداد ضريبة القيمة المضافة، بالرغم من أنها تخسر الكثير من المال نتيجة هذا الأمر، وذلك بسبب استخدام أدوات غير فعالة، والتعقيدات المتصلة بمعالجة مطالبات استرداد ضريبة القيمة المضافة مع ضمان الامتثال، وقد يؤدي استخدام المؤسسات لحلول لا تستلزم إجراءات يدوية لاسترداد الضريبة، إلى توفير كبير في الوقت والمال مع التقليل من حالات عدم الامتثال.

5. الاعتماد على البيانات عند التفاوض على الأسعار: تؤدي الأسعار المخفضة إلى توفير المال، ولكن التفاوض على الأسعار يلزمه تتبع الإنفاق مع كل مورد، الأمر الذي قد يكون صعباً من دون الأدوات المناسبة لفرز بيانات الإنفاق غير المتسقة التي يمكن جمعها من كشوف بطاقات الائتمان والمصادر الأخرى، كذلك، فعندما يجري الموظفون الحجوزات خارج النظام المعتمد، فقد لا يجري تسجيل هذه النفقات، أما إذا نسقت المؤسسات بيانات الإنفاق، وواءمت بين جميع مصادر الحجز فستكون أكثر استعداداً للحصول على أفضل الأسعار.